ADJOINT ADMINISTRATIF EHPAD ROSA GALLICA - H/F
L'établissement
Le Centre Hospitalier Léon Binet (CHLB) est l’établissement support du Groupement Hospitalier de Territoire (GHT) à « Provins - Est Seine & Marne ». Il est composé des établissements suivants : - Le Centre Hospitalier Léon Binet, Route de Chalautre, BP 212, 77488 Provins Cedex, - l’EHPAD Les Patios, Nangis, 6 boulevard Voltaire, 77370 Nangis, - l’EHPAD Le Clos Fleuri Donnemarie Dontilly, 12 Rue du Parc, 77520 Donnemarie-Dontilly, - l’EHPAD Les jardins de la Voulzie les Ormes sur Voulzie, 6 Grande rue de couture, 77134 les Ormes sur Voulzie, - l’EHPAD le Fil d’Argent Bray-sur-Seine, 217 Rue du Dr Schweitzer, 77480 Bray-sur-Seine, - l’EPMS du Provinois, Chemin des Grattons, BP 208, 77487 Provins Cedex.
Ce groupement hospitalier de territoire (GHT) vise à développer une stratégie territoriale de prise en charge graduée des personnes et des patients qui leur garantisse un accès égal à une prise en charge et/ou des soins de qualité, sécurisés, adaptés et de proximité et qui concoure à leur meilleure orientation et coordination. Le Centre Hospitalier Léon Binet (CHLB) offre des prestations diversifiées dans les disciplines médicales et chirurgicales, que ce soit en consultation ou en secteurs d’hospitalisation et prend en charge un bassin de population d’à peu près 100 000 habitants. Il est centre de diagnostic, de traitement en ambulatoire et en hospitalisation conventionnelle, de prévention et d’éducation pour la santé et l’enseignement.
Deux structures lui sont rattachées : - L'EHPAD "Rosa Gallica", établissement pour personnes âgées dépendantes de 150 lits, auquel est adossé l'Accueil de Jour Alzheimer "au Fil du Temps", d'une capacité de 10 places. - Un Institut de Formation en Soins Infirmiers (IFSI) accueillant des promotions de 57 élèves infirmiers(ères) et 30 aides-soignants(tes).
Le Centre Hospitalier Léon Binet soucieux de la qualité de vie au travail de ses agents dispose d'une crèche hospitalière de 25 berceaux et de nombreux autres avantages comme un comité d’œuvres sociales offrant des prestations très variées ainsi que des aides financières tout au long de la carrière et ceci au bout de 3 mois seulement d’ancienneté.
Le Centre Hospitalier Léon Binet s’inscrit aussi dans un projet architectural de grande envergure visant à améliorer à la fois les conditions d’accueil des usagers mais aussi les conditions de travail de ses 1000 agents.
Les activités du Centre Hospitalier Léon Binet sont en lien avec la déclinaison de son projet d’établissement et plus particulièrement du nouveau projet médical : - Médecine : 79 lits et 7 places, - Chirurgie : 36 lits et 10 places de chirurgie ambulatoire, - Gynécologie - Obstétrique : 15 lits et 3 places, - Pédiatrie : 14 lits et 2 places, - Néonatalité : 4 lits, - Réanimation - Soins Continus : 12 lits, - SSR : 55 lits et 2 places, - Psychiatrie : 25 lits et 10 places, - UHCD : 5 lits, Il dispose d’un plateau technique complet : - Un bloc opératoire : 7 salles (2 salles sont en cours de création une en ISO5 et une en ISO7), - Un bloc obstétrical : 2 salles, - Un laboratoire sur site, - IRM et scanner, échographie, radiologie, - 2 lignes de SMUR (avec équipement bariatrique à compter de 2021), - Une pharmacie, - Urgences Adultes, Pédiatriques et Gynécologiques.
Au niveau administratif, technique et logistique, l’établissement est complètement autonome, excepté sur la lingerie de l’établissement qui fait partie d’une buanderie inter hospitalière.
L'établissement propose des parcours professionnalisant propres aux souhaits des agents mais aussi des formations d’adaptation à l’emploi.
La politique de mobilité en place dans l’établissement permet aux agents de développer des compétences dans les secteurs de leur choix selon leurs convenances.
Les offres d'emploi - CTRE HOSPITALIER LEON BINET PROVINS (softy.pro)
Le poste
- Accueil, information et orientation des résidents et de leur famille
- Accueil, information et orientation des accueillis et de leur famille
- Permanence physique et téléphonique
- Gestion du courrier, classement
- Envoi des formulaires de demandes d’institutionnalisation lorsque les personnes ne sont pas hospitalisées (par service social si hospitalisé)
- Conception des dossiers externes EHPAD et AJA sur rendez-vous
- Saisie dans Cpage-i, dans TITAN et dans DOMATEL des mouvements des résidents et des accueillis (entrées, sorties, hospitalisations, décès, permissions…)
- Saisie des mouvements dans RESID-ESMS (suite au déploiement par la MSA de l’outil de suivi et contrôle de l’activité)
- Paramétrage dans Cpage-i des tarifs de facturation à chaque changement
- Facturation des frais d’hébergement et dépendance de l’EHPAD et de l’AJA
- Saisie de la facturation dans DOMATEL
- Envoi du détail des prestations aux accueillis chaque mois après la facturation
- Création dans Cpage-i des dossiers administratifs et mise à jour des tableaux de suivi sur Excel (renouvellement 100 %, APA, ASH, ALS, mutuelle, responsabilité civile, autorisations de sorties, droit à l’image, directives anticipées, personne de confiance, jugement tutelle ou curatelle ou habilitation familiale, caution, remise de téléphone, clés de chambre, badges, boites aux lettres, etc.)
- Constitution des demandes d’aides diverses (ALS, APA, …) et renouvellement
- Accueil des familles des défunts pour les formalités administratives (transmission du certificat de décès à la mairie et clôture du dossier avec service financier) + commande des fleurs auprès des services économiques puis du fournisseur
- Tenue d’un tableau de suivi pour encaissement des frais divers (téléphone, repas accompagnant) transmis à la responsable du service Caisse du Centre Hospitalier pour émission d’un titre de recettes
- Aide à la complétude de demandes administratives (déclarations des impôts sur les revenus, aides diverses)
- Déclaration annuelle des ressources CAF avec attestation de loyer pour tous les résidents bénéficiaires de l’ALS
- Participation à la commission d’admission, mise à jour des différents tableaux de suivi et information aux familles
- Gestion des RDV de visites de pré-admission Ehpad et AJA en fonction des agendas et préparation des dossiers
- Accueil des résidents ou des accueillis et leur famille le jour de l’entrée pour la signature du contrat de séjour et des documents divers
- Participation aux réunions avec la Trésorerie de Provins puis relances envoyées aux tuteurs/notaires/familles si besoin, rédaction du compte-rendu
- Suivi des restes à recouvrer du budget E en collaboration avec la Trésorerie
- Réponse aux enquêtes en collaboration avec l’Adjointe de Direction/Finances/Contrôle de gestion
- Gestion des archives administratives en lien avec la Direction des Archives Départementales
- Saisie des DMP et Santélien après obtention du consentement du résident
- Saisie d’une transmission dans TITAN pour toute sortie d’un résident à l’extérieur de l’établissement et réponse par mail aux familles
- Numérisation de tous les documents relatifs aux résidents et aux accueillis puis intégration dans leur dossier administratif et dans TITAN
- Attribution des identifiants et mots de passe WIFI résidents, avec tableau de suivi
- Distribution cigarettes et boissons d’un résident et suivi mensuel du réapprovisionnement pour sa tutelle
- Autres tâches de secrétariat
Profil recherché
Connaissances indispensables :
- informatique : word, excel
- bonnes notions de secrétariat
Connaissances souhaitables :
- Cpage v2
- Cpage i
- TITAN
Profil Requis :
- Sens de l’accueil
- Sens relationnel
- Discrétion
- Aptitude au contact avec les personnes âgées
- Sens de l’organisation
Éléments nécessaires pour postuler
Pour valider votre candidature, nous vous demandons de fournir les éléments suivants, vous devrez télécharger les pièces demandées directement lors de votre inscription.
Toute candidature incomplète ne sera pas traitée par nos services.
Document(s) :
Candidature facile